Besøg hos bibliotekets partnere i San Fransisco – Af Marie Østergård, Århus Hovedbibliotek.

Via Brian Bannon fra San Francisco Public Library fik vi mulighed for at komme i dialog med bibliotekets partnere og drøfte partnerskaber med dem – hvordan de selv arbejder med partnerskaber men også hvordan de oplever partnerskab med San Francisco Public Library og hvilke muligheder de ser i dette. Vi var på besøg hos tre forskellige organisationer og det er biblioteket der har initieret alle tre partnerskaber, som så siden er udviklet i samarbejde og løbende har genereret nye samarbejdsprojekter.

 

KQED
KQED er et en digital public TV- og radiostation for området. Her havde vi lejlighed for bla. at tale med direktør Tim Walson. Public broadcasting er et offentligt støttet system der udføres af uafhængige aktører. Kommunen udnævner de aktører der skal sikre denne service. Et af de helt store mål med at have en sådan service er at sikre ytringsfrihed for alle i samfundet – at være et talerør for dem der matte ønske det. Der er ikke brugerbetaling på kanalen, hvilket er afgørende for brugen og formålet med kanalen.

 

KQED om Partnerskaber
KQED har mange partnerskaber som de betragter som afgørende for at de kan opnå deres mål.

KQED har kørt en lang række projekter med San Francisco Public Library og er pt involveret i projekt om unge og digital medie træning. De er tilstede i biblioteksrummet hvor de oplærer trænere og unge i mediebrug og –produktion.  Biblioteket sammensætter programmerne og faciliterer dem og KQED underviser.

En af de faktorer KQED måles på er udbredelse. De mener selv at de ikke ville være I stand til at nå et tilsvarende antal mennesker uden samarbejde med biblioteket som distributionsplatform.

 

KQED vurderer at hvis et partnerskab skal fungere skal det fungere på forskellige niveauer:

–          formelt via kontrakt eller letter of agreement

–          udtalt og tydelig rollefordeling

–          personlig relation – gode partnerskaber er afhængige af gennemgående personer

–          klare mål – både fælles og synlig individuelle

–          identificering og udpegning af de rette personer i organisationerne på det rette niveau

–          højt niveau af viden om hinandens organisationer

Det er deres erfaring at der skal bruges exceptionelt lang tid på den indledende fase hvor der diskuteres mål og roller, og det er vigtigt at organisationen erkender at partnerskaber kræver meget arbejde, hvis det skal lykkes

 

Bay Area View
Bay Area View er det der kaldes en media arts facility. Et sted der primært kører en lang række programmer for unge hvor de unge lærer at arbejde med forskellige medier, herunder Gaming, 3D, open source udvikling, digital musik etc. De har en digital online kanal hvor producerede programmer vises.

Formålet er at hjælpe primært unge til at blive brugere og frontrunners i deres lokalområde – bla. via det projekt de pt kører med biblioteket, der specifikt adresserer youth media learning.

Organisationen har desuden samarbejde med en lang række virksomheder og udvikler undervisningsprogrammer for medarbejdere hos f.eks. Pixar og forløb med digital storytelling for folksekolelærere etc.

 

Bay Area View om Partnerskaber
Bay Area View nøglepunkter for partnerskaber er:

–          fælles mål

–          en klar ledelse i et projekt (hvem har roret)

–          længerevarende relationer – gerne flere projekter med samme partner, hvor man langsomt nærmer sig hinandens mål

–          erkendelse af at partnerskaber er personbundne, men også en back-up plan i organisationen

–          et tydeligt formål og aktiviteter og en fælles opfattelse af hvordan disse nås

Bay Are View udnævner visse partnere som High Level Partnerships – det er de partnere som man først går til fordi man tidligere har haft succesfulde samarbejder.

De talte meget kraftigt for at det er nødvendigt at identificere de partnerskaber der har potentiale til at blive virkelig gode og så eliminere den del der kræver uforholdsmæssigt meget energi og arbejde og hvor man ender med selv at gøre alt arbejdet.

De understregede at man skal acceptere at det er ekstra arbejde at arbejde i partnerskaber.

 

Kompetencer
Både KQED og B.A.V. understreger at personlige relationer er ekstremt vigtige i partnerskaber. Når der bemandes i partnerskaberne er det væsentligt at identificere de individuelle medarbejdere/personer der er ansvarlige for pay-off og fremdrift.

Og så er det deres klare anbefaling at der ved indgåelse af partnerskaber som minimum udarbejdes et letter of understanding, hvis man vurderer at der ikke er behov for en egentlig kontrakt.

 

De vurderer at det er nødvendigt med en række specifikke kompetencer der skal være tilstede: samarbejdsevner, direkte adgang til og viden om organisationens mål, personlig interesse i partnerskabets succes, gode personlige relationer mellem aktørerne.

 

California Academy of Sciences
California Academy of Science er en 150 år gammel institution der er en kombination af Museum (Naturhistorisk), uddannelse og forskning. Museet har 1,5 mio besøgende om året og kører en lang række uddannelsesprogrammer. 70 % af deres økonomiske grundlag kommer fra billetsalg. Museet betaler ikke skat mod til gengæld at arbejde for byen. Det samlede budget for museet er 50 mio.

De er styret af et board of directors af ca 50 frivillige. Boardet er deres primære fundraiser. Boardet har stor indflydelse og skal godkende organisationens strategi og f.eks. ansætte dirketør etc. Boardet er organiseret i subcommites – f.eks. fundraising, building etc.

Da de pt er meget interesseret i at øge indsatsen på teknologi og digital formidling har de skabt en sub-committee der fokuserer på digital strategy. Denne del i boardet er udvalgt på baggrund af deres netværk indenfor området og arbejder på at skabe vigtige forbindelser til potentielle partnere og skabe grobund i f.eks. erhvervsliv for videre arbejde med det.

 

Partnerskaber
Partnerskaber er altid funderet i ledergruppen.

Alle arbejder med partnerskaber i organisationen så derfor er det vigtigt at have nogle tydelige mål og målbarheder + have en struktur der kan hjælpe med at udskille de partnerskaber der ikke skal bruges ressourcer på.

En af de vigtigste drivere for indgåelse af partnerskaber er at de skal skabe opmærksomhed som kan måles og at det skal være indsatsen værd. Som minimum skal det få folk ind af døren.

I udvælgelsen og prioriteringen af partnerskaber i vurderes:

– det skal som udgangspunkt det være budgetneutralt medmindre et af de andre punkter prioriteres

– man skal få lige så meget ud af det som man lægger i det – f.eks. flere besøgende, omtale, udvikling af elementer etc.

– hvis det ikke er budgetneutralt skal det ligge I fuldstændig tråd med den strategiske mission

– er vi nødt til det? (politiske, strategiske eller andre årsager)

– har vi tid og penge?

– giver det værditilvækst?

Man arbejder i organisationen konkret og eksplicit med tre niveauer af partnerskaber:

 

  1. formaliserede partnerskaber med skriftlige aftaler. Her sikres det at der altid er personer fra udviklingsafdelingen der følger med i partnerskaberne. Er tæt koblet op på strategi og mål for organisationen.
  2. Middle level partnerskaber – har skriftlige aftaler men foregår mere decentralt. Skal relatere sig til organisationens strategi og mål, men kan også afprøve nye områder
  3. netværk – mere informelle samarbejder der ikke betegnes som partnerskaber.

Aktiviteterne i niveau 3 er ofte dem der genererer niveau 2 partnerskaberne på sigt.

California Academy of Sciences har i øjeblikket to projekter med SF Public Library:

 

1. Youth programmes med fokus på at styrke science literacy. Fordi biblioteket har lokalbiblioteker i alle områder er de en interessant formidlingsplatform for C.A.S. Desuden har biblioteket gratis adgang i modsætning til museet.

2. Udvikling af en digital strategi med fokus på digital management, personalisering,  forbedring af workflow og produktionsforbedring

CAS mener at drivere for at andre ønsker at gå i partnerskab med dem kan være fælles mål, product placement, skattefordele, branding association/rub-off, muligheden for show-room m.m.

 

Kompetencer
California Academy of Science har en række personer der har partnerskaber som fast arbejdsområde men derudover foregår arbejdet meget decentralt og personbåret, men alle ved at partnerskaber er afgørende for organisationen og opmuntres.

 

Innovation
California Academy of Science har oplevet at et partnerskab har innoveret deres drift og kerneopgaver i et samarbejde en privat partner, hvor der er udviklet interaktivt teknologi der har resulteret I at de har gentænkt deres kommunikations- og formidlingsstrategi. Desværre er dette samarbejde stadig hemmeligt så det var ikke muligt at høre mere om den konkrete case.

 

Findings

Partnerskabsdatabase:
San Francisco Public Library har tilsyneladende udviklet en partnerskabsdatabase der gør det muligt at opdele partnere og partnerskaber så de kategoriseres.

 

Sixteen Reasons as How to Say No!

Califonia of Science har udviklet et dokument med:

Sixteen criterias as how to say no der skal hjælpe dem med at strukturere og prioritere hvilke partnerskaber man burger ressourcer på.

F.eks. skal partnerskabet vurderes I forhold til:

Følger det missionerne?

Skal vi gå ind i det af politiske grunde?

Har vi de rigtige kompetencer til at gå ind i det?

Tilfører det noget?

Har vi råd?

Etc.

Check Out a Museum
SF Public Library har lavet et projekt med alle museerne i byen der heder Check Out a Museum. Her kan man på biblioteket ”låne” gratis adgang til et museum for f.eks. sig selv og sine børn. Det har styrket biblioteket som kulturinstitution og givet en lang række mennesker adgang til oplevelser på museerne som de ikke ellers ville have fået samt øget besøgstallene på museerne også på sigt.

Læs også den lange version af ovennævnte bibliotekspartnere