Det er essentielt for partnerskabet, at der er en god dialog, og at møderne mellem partnerne er konstruktive og har fremdrift. Talking the Walk har identificeret nogle tips til, hvordan man får et vellykket partnerskabsmøde.

Før mødet

  1. Vær sikker på, at de rigtige personer fra hver partnerorganisation er inviteret.
  2. Overvej, om der skal inviteres nøglepersoner fra andre organisationer end partnerorganisationerne.
  3. Hav en deltagerliste over alle deltagere, så alle mødedeltagere ved, hvem der er til stede og hvorfor (af listen skal det fremgå, hvilken organisation den enkelte repræsenterer, deres rolle i organisationen og deres rolle i partnerskabet).
  4. Vær opmærksom på, om der er hensyn af kulturel eller anden karakter, der skal tages under gennemførelsen af mødet.
  5. Aftal, at mødets dagsorden og format er diskuteret med deltagerne før mødet. Dette gøres for at undgå eller minimere overraskelser, og det giver deltagerne mulighed for at forberede sig på forhånd.
  6. Bed om, at relevante emner er undersøgt på forhånd, så deltagerne er informeret så godt som muligt før mødet.
  7. Vær sikker på, at mødestedet signalerer, at deltagerne er velkomne.
  8. Ankom til tiden og opfordr andre til at gøre det samme

 

Under mødet

  1. Stil spørgsmål som (og gentag om nødvendigt):
    – Hvad prøver vi at opnå?
    – Hvilken betydning har samarbejdet / projektet for os?
    – Hvilken tidshorisont og hvilke indskrænkninger er der?
    – Har vi overvejet…?
    – Hvad mener du / I?
    – Er det din personlige mening, et organisatorisk perspektiv eller en generel holdning?
  2. Søg og giv klarhed over emner og spørgsmål, som rejses på mødet.
  3. Sørg for at få bekræftet din forståelse af, hvad der bliver sagt ved at referere kommentarer, stille uddybende spørgsmål og opsummere.
  4. Skab mulighed for at brede diskussionen ud, når det er nødvendigt og passende.
  5. Skub på for at få afklaring / endelige synspunkter / afslutning, når det er nødvendigt (f.eks. når der skal tages en beslutning).
  6. Tillad, at alle deltagere på mødet får mulighed for at udtrykke sig (inkl. udtryk for bekymring eller utilfredshed).
  7. Foreslå mulige veje frem, men accepter, at alle deltagere må tage deres egne beslutninger eller snarere beslutninger, som bunder i deres organisationers prioriteringer.
  8. Kontroller, at der blandt alle deltagerne er enighed og klar opfattelse af mødets udkomme og kommende handlinger.

 

Efter mødet

  1. Følg op på, om referenten har udsendt referatet til alle deltagere. Der skal inkluderes en klar ansvars- og aktivitetsliste (hvad, hvem og hvornår).
  2. Følg op på, om alle andre relevante personer får besked om mødets udkomme.
  3. Skab et system til at følge op på og sikre, at folk udfører de opgaver, som de har påtaget sig.

 

 

Egen bearbejdning af Talking the Walk – A Communication Manual for Partnership Practitioners af Sue McManus og Ros Tennyson, International Business Leaders Forum, England 2008