Når man vil skabe en netværksdatabase, er der en række elementer, som det vil være relevant at forholde sig til, inden man vælger, hvilke informationer man vil have til at fremgå af  databasen og hvilken software, man vil anvende.

Man skal f.eks. have gjort sig overvejelser over, hvad man vil bruge sin database til, og hvor omfattende det må være at oprette og vedligeholde databasen. Man skal huske, at databasen er mere anvendelig, hvis der indsættes mange informationer, men at jo flere informationer der er, desto mere omstændelig bliver vedligeholdelsen.

Man skal også overveje, om man alene vil bruge databasen til at skabe tekstdokumenter eller om informationerne også skal kunne bruges til visualiseringer, grafer m.m., og hvilke udtræksmuligheder man i øvrigt har brug for. Det kan f.eks. være, at informationerne skal kunne overføres til postadresse-lister til wordlabels, navnelister til wordlabels, maillister til f.eks. Outlook, Word og Excel etc. Det kan også være relevant at kunne udtrække særlige kategorier som personkategorier, emneordskategorier, organisationstyper etc.

Forslag til informationer, der kan fremgå af en database

  • Organisationens navn
  • Organisationstype (erhverv, civil, skole, nonprofit..)
  • Kontaktperson i organisationen
  • Relationstype (projekt, leverandør, frivillig, etc)
  • Bibliotekets kontaktperson(er)
  • Dato for sidste kontakt
  • Relationens varighed (hvis der er en)
  • Målgruppe for samarbejdet
  • Emneord (der skal bestemmes faste tags og emner, der skal kunne visualiseres)
  • Historik (f.eks. oplægsholder NEXT 2013)
  • Sprogkode
  • Relationskode (relationsstyrken f.eks. netværk, samarbejde, partner)
  • Link til samarbejdsaftale eller boks til afkrydsning (ja, der er samarbejdsaftale)
  • Billede af person eller organisationslogo