Ved at benytte ”Byg Partnerskaber”s værktøjer er der taget højde for mange ting der kan skabe problemer i en partnerskabsproces.

Det er dog hensigtsmæssigt at lave en risikovurdering og identificere potentielle problemstillinger tidligt i overvejelserne om at indgå et partnerskab.

Herunder nævnes en række udfordringer man bør være opmærksom på:

En langsom proces

At skabe et partnerskab tager tid, og derfor er det vigtigt, at der afsættes tid til at etablere partnerskabet. Hvis der ikke er afsat tid, kan etableringen af partnerskabet let gå galt eller blive langsommelig, fordi der ikke følges op og eksekveres, mens motivationen er i top.

Mangelfuldt informationsniveau

Stort set alle problemer med partnere skyldes et mangelfuldt informationsniveau. Alle parter skal føle sig informerede, men der skal samtidig skabes et passende informationsniveau, så informationoverload undgås.

 

Manglende forståelse for hinandens organisationer

De samarbejdende organisationer kan have meget forskellig organisationskultur. Hvis man ikke tager højde for de forskelle, mødes på midten og er villig til at tilrette egen adfærd, kan det være svært at samarbejde.

Eksempler kan være: en langsigtet planlæggerkultur i biblioteksverdenen over for en nyhedskultur i medieverdenen; samarbejde mellem organisationer med faste arbejdstider og organisationer som bygger på frivillig indsats uden for almindelig arbejdstid; organisationer som fordeler arbejde over hele året og de, der intensiverer omkring deadlines.   

 

Forhold kan ændre sig

Bibliotekspersonale skal være indstillet på, at forhold altid ændrer sig over tid. Det kan være organisationsændringer, ændringer i strategien eller budgetbesparelser, der bevirker, at partnerskaber må gentænkes.

Det kan blive nødvendigt at afslutte et partnerskab grundet ændrede forhold. I fald en divorce bliver nødvendig, skal man sørge for at holde kontakten, for det kan være, at et nyt partnerskab på sigt kan vise sig at være hensigtsmæssigt.

 

Personalemæssige ændringer

Partnerskaber bygger på tillid mellem projektpartnerne og de personer, der er direkte involverede i et partnerskab. Derfor er personaleændringer en trussel for et partnerskab, og der skal holdes en god kommunikation med

partnerne om de forskellige ændringer. Det kan også være, at

personaleændringer er nødvendige for at få partnerskabet til at køre godt – det kan f.eks. være hvis partnerskabskoordinatoren ikke fungerer godt i rollen.

 

Mulige interne problemer:

  • Ledelsen ser ikke betydningen af partnerskaber
  • Bibliotekspersonalet forstår ikke, hvorfor man skal indgå partnerskaber
  • Afdelinger beskytter og vogter over egne interesser
  • Viden om samfundet deles ikke internt på biblioteket
  • Der fokuseres alene på de formelle partnerskaber, så man glemmer at bruge tid på mindre forpligtende partnerskaber – og at holde udkig efter potentielle partnerskaber
  • Biblioteket vil gøre det så godt, at de glemmer at stille krav til partnerne
  • Biblioteket vælger ikke deres partnerskaber godt nok, de glemmer at afslutte partnerskaber eller at koordinere imellem dem

 

Mulige eksterne problemer:            

  • Mistillid mellem partnerne
  • Partnerne ændrer strategi
  • For høje forventninger til, hvad der kan opnås i et partnerskab
  • Partnere ser ikke grænserne for, hvad partnerskabet indebærer
  • Forskelligt syn på partnerskabsprocessen
  • Partnere glemmer at kreditere hinanden i f.eks. PR-materiale
  • En partner anser sig selv for at være vigtigere end andre partnere
  • Tab af energi, fokus eller uforudsete begivenheder
  • Partnerskabet bygger på forkerte antagelser

 

Problemstillinger i partnerskaber med kommercielle partnere:

  • Det kan være sværere at matche de implicerede partneres visioner
  • Kommercielle partnere har i de lokale afdelinger hyppigt mindre kontrol over deres beslutningsprocesser
  • Biblioteket bliver nødt til at holde sig for øje, hvad det betyder for deres image i lokalsamfundet, at de sættes i forbindelse med en given kommerciel virksomhed
  • Biblioteket skal være opmærksomt på, at biblioteket ved at til vælge en kommerciel samarbejdspartner muligvis fravælger partnerskaber med andre kommercielle samarbejdspartnere, og det kan fremstå som konkurrenceforvridning
  • Forskelle i samarbejdskulturer